Der Arbeitgeber will eine Ausweiskopie für die Personalakte
Was das Onboarding wirklich braucht — und wann eine Kopie in der Personalakte zulässig ist.
Kurze Antwort
- Fragen Sie, was gespeichert und was nur eingesehen wird — das ist rechtlich der entscheidende Unterschied.
- Für EU-Bürger gibt es meist keine Kopierpflicht; die Personaldaten für Lohnabrechnung und Sozialversicherung geben Sie ohnehin im Formular an.
- Für Drittstaatsangehörige verlangt § 4a AufenthG ausdrücklich, dass der Arbeitgeber eine Kopie des Aufenthaltstitels aufbewahrt.
- Für eine spätere Prüfung eine neue Kopie mit Wasserzeichen schicken, statt den alten E-Mail-Anhang weiterzuverwenden.
Das Angebot kommt, und mit ihm die Onboarding-Mail: „Bitte senden Sie eine Kopie Ihres Personalausweises für unsere Unterlagen.“ Das fühlt sich nach Formalie an, aber hier gilt dieselbe Regel wie beim Hotel oder beim Vermieter — Sie können belegen, wer Sie sind, ohne ein Dokument herauszugeben, das auch alles andere über Sie belegt.
Warum Arbeitgeber fragen — und was sie wirklich brauchen
Für Lohnabrechnung und Meldungen an die Sozialversicherung braucht ein deutscher Arbeitgeber ganz bestimmte Angaben:
- Name und Anschrift,
- Geburtsdatum,
- Steuer-Identifikationsnummer,
- Sozialversicherungsnummer,
- bei Bedarf Ihre Staatsangehörigkeit.
Diese Angaben tragen Sie in den Personalfragebogen ein. Dafür ist keine Ausweiskopie nötig, und genau das ist der Punkt: Nach § 26 Bundesdatenschutzgesetz dürfen Beschäftigtendaten nur verarbeitet werden, soweit das für das Arbeitsverhältnis erforderlich ist. Eine Ablichtung des Ausweises „für die Akte“ erfüllt diese Schwelle in aller Regel nicht.
Die Ausnahmen, die es wirklich gibt
Es gibt Fälle, in denen die Kopie nicht nur zulässig, sondern vorgeschrieben ist:
- Beschäftigte aus Drittstaaten. Vor Beschäftigungsbeginn muss der Arbeitgeber den Aufenthaltstitel oder die Arbeitserlaubnis prüfen; § 4a Abs. 5 Aufenthaltsgesetz verpflichtet ihn, eine Kopie dieses Dokuments für die Dauer der Beschäftigung aufzubewahren. Das betrifft den Aufenthaltstitel — nicht zwangsläufig jedes weitere Ausweisdokument.
- Branchen mit Ausweismitführungspflicht. In den in § 2a Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz genannten Bereichen — Bau, Gaststätten, Speditionen, Fleischwirtschaft und weitere — müssen Beschäftigte ihren Ausweis bei der Arbeit mitführen; der Arbeitgeber muss sie darüber schriftlich unterrichten und diese Unterrichtung aufbewahren.
Außerhalb solcher Fälle ist die richtige Frage nicht „Darf ich Nein sagen?“, sondern „Was wird gespeichert und was nur eingesehen?“ — das ist die Unterscheidung, an der die Zulässigkeit hängt.
Was Sie vor dem Verschicken verdecken
- Die Dokumenten- oder Passnummer.
- Die maschinenlesbare Zone.
- Ihr Geburtsdatum, sofern es nicht ohnehin separat erhoben wird — dann geben Sie nur dieses eine Feld frei.
- Ihre Unterschrift.
- Die Anschrift und die Seriennummer auf der Rückseite des Personalausweises.
Sichtbar bleiben Name, Lichtbild und — wo es zur Prüfung gehört — Staatsangehörigkeit oder Arbeitserlaubnis.
Wasserzeichen setzen, bevor sie das Handy verlässt
Eine Kopie mit dem Aufdruck „Für das Onboarding bei [Unternehmen] — [Datum]“ bleibt außerhalb der vorgesehenen Akte wertlos, ob sie versehentlich weitergeleitet wird, in einem gehackten Postfach liegt oder länger aufbewahrt wird als geplant. Beim Personalausweis verlangt § 20 Abs. 2 PAuswG diese Erkennbarkeit ohnehin.
Machen Sie es auf dem Handy
Dokument fotografieren, die Felder oben verdecken, Wasserzeichen setzen und das statt des Originals schicken — alles auf dem Gerät, ohne Upload. Genau das macht Anonymize my ID. Welche Felder im Einzelnen, steht in Ausweis oder Reisepass schwärzen; warum die maschinenlesbare Zone besonders zählt, in Was ist die MRZ.
Und falls die Kopie schon in der Akte liegt und Sie sie dort nicht wollen: Darf eine Firma die Ausweiskopie speichern? erklärt, wie Sie die Löschung verlangen.
Häufige Fragen
Darf mein Arbeitgeber eine Kopie meines Personalausweises in die Personalakte legen?
Nur mit Rechtsgrundlage. Für die Lohnabrechnung braucht er Name, Anschrift, Geburtsdatum, Steuer-Identifikationsnummer und Sozialversicherungsnummer — die Sie im Personalfragebogen angeben. Eine Ausweiskopie ist dafür regelmäßig nicht erforderlich, und die Datenschutzaufsichtsbehörden halten sie ohne besonderen Grund für unzulässig. Ausnahmen gelten etwa für Beschäftigte aus Drittstaaten und in einzelnen Branchen mit Ausweismitführungspflicht.
Was sollte ich schwärzen, bevor ich den Ausweis an die Personalabteilung schicke?
Dokumentennummer, maschinenlesbare Zone, Unterschrift und die Anschrift auf der Rückseite; das Geburtsdatum nur, wenn es nicht ohnehin separat gebraucht wird. Name, Lichtbild und Staatsangehörigkeit beziehungsweise Arbeitserlaubnis bleiben sichtbar.
Die Personalabteilung fragt Monate später erneut nach dem Ausweis — dieselbe Kopie?
Nein. Schicken Sie eine neue geschwärzte Kopie mit Wasserzeichen für genau diese Anfrage. Ein ungeschütztes Foto in einem alten E-Mail-Verlauf bleibt ein Risiko, ganz gleich, wie die Stelle ausgegangen ist.
Was, wenn das Onboarding-Portal einen Upload verlangt?
Dieselbe geschwärzte Kopie funktioniert beim Upload genauso wie per E-Mail — erst schwärzen und mit Wasserzeichen versehen, dann diese Datei hochladen. Ausnahme: Prüfungen, die das vollständige Dokument brauchen, etwa die Kontrolle eines Aufenthaltstitels.
Ich bin nicht EU-Bürger — was gilt dann?
Für Drittstaatsangehörige muss der Arbeitgeber vor Beschäftigungsbeginn den Aufenthaltstitel oder die Arbeitserlaubnis prüfen und nach § 4a Abs. 5 Aufenthaltsgesetz eine Kopie dieses Dokuments für die Dauer der Beschäftigung aufbewahren. Das betrifft den Aufenthaltstitel, nicht automatisch jeden anderen Ausweis.