Das Hotel will eine Ausweiskopie — dürfen die das?

Sie kommen müde an der Rezeption an, und man bittet um Ihren Ausweis, „um eine Kopie zu machen“. Das wirkt wie Routine, und oft ist es das auch. Nur meint „eine Kopie“ meist ein vollständiges Foto oder eine Fotokopie der Seite mit Dokumentennummer, Geburtsdatum und maschinenlesbarer Zone — und diese Kopie lebt danach in den Unterlagen des Hotels, in dessen Postfach oder in einem Ordner, den Sie nie wiedersehen. Die ehrliche Antwort auf ist das sicher? lautet deshalb: es kann sicher sein, wenn Sie bestimmen, was die Kopie zeigt.

Warum Hotels überhaupt fragen

Beherbergungsbetriebe unterliegen einer besonderen Meldepflicht. In Deutschland steht sie in § 29 Bundesmeldegesetz: Gäste füllen am Anreisetag einen Meldeschein aus und unterschreiben ihn handschriftlich; bei Gästen aus dem Ausland muss sich die Beherbergungsstätte zusätzlich den Pass oder Passersatz vorlegen lassen und die Seriennummer auf dem Meldeschein festhalten.

Zwei Dinge daran werden regelmäßig missverstanden.

Erstens: Zum 1. Januar 2025 ist die besondere Meldepflicht für Gäste mit deutscher Staatsangehörigkeit entfallen — gestrichen durch das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz. Wenn Sie Deutsche oder Deutscher sind und in Deutschland übernachten, gibt es für Sie in aller Regel gar keinen Meldeschein mehr. Ausnahmen bestehen dort, wo eine Kurtaxe oder ein Gästebeitrag erhoben wird.

Zweitens: Das Gesetz verlangt, dass das Hotel bestimmte Angaben erfasst — nicht, dass es ein dauerhaftes, unbearbeitetes Bild Ihres gesamten Ausweises aufbewahrt. Die deutschen Datenschutzaufsichtsbehörden sind an dieser Stelle deutlich: Eine Ausweiskopie ist im Bundesmeldegesetz nicht vorgesehen und daher regelmäßig unzulässig. Genau in dieser Unterscheidung wohnt Ihre Privatsphäre.

Was ein Hotel wirklich braucht

Um die Meldepflicht zu erfüllen und Sie der Buchung zuzuordnen, braucht ein Hotel üblicherweise:

• Ihren vollständigen Namen,
• Ihre Staatsangehörigkeit und die Dokumentart,
• Ihr Lichtbild, um zu bestätigen, dass das Dokument zu Ihnen gehört.

Es hat praktisch nie ein echtes Bedürfnis, Ihre Dokumentennummer, Ihre maschinenlesbare Zone oder Ihr Geburtsdatum als Bild auf seinen Systemen zu behalten. Das sind genau die Felder, die aus einer geleakten Hotelakte einen Bausatz für Identitätsdiebstahl machen. Beim Personalausweis kommt die Wohnanschrift auf der Rückseite hinzu — die im Melderecht ohnehin schon auf dem Meldeschein steht und auf einer Kopie nichts zu suchen hat.

So geben Sie eine Kopie heraus, der Sie trauen können

Sie können vollständig kooperativ sein und sich trotzdem schützen:

1. Bieten Sie an, das Original vorzulegen, und lassen Sie das Personal notieren, was es braucht. Die meisten Häuser sind damit zufrieden, denn mehr sieht das Gesetz nicht vor.
2. Wird doch eine Kopie gebraucht, geben Sie eine geschwärzte. Verdecken Sie Nummer, maschinenlesbare Zone, Geburtsdatum, Unterschrift und die Anschrift; Name, Lichtbild und Staatsangehörigkeit bleiben sichtbar. Welche Felder genau, steht in Ausweis oder Reisepass schwärzen.
3. Setzen Sie ein Wasserzeichen für dieses Haus und diesen Aufenthalt — etwa „Für das Hotel Marina, 29. Juni bis 2. Juli“ —, damit sich die Kopie nirgendwo sonst verwenden lässt. Beim Personalausweis ist die Erkennbarkeit als Kopie nach § 20 Abs. 2 PAuswG ohnehin vorgeschrieben.

Österreich und die Schweiz

In Österreich gilt die Gästeverzeichnis-Pflicht des Meldegesetzes weiter: Sie füllen ein Gästeblatt aus und unterschreiben es, ausländische Gäste weisen sich mit einem Reisedokument aus. Auch hier ist Vorlegen vorgesehen, nicht Kopieren; die Datenschutzbehörde misst eine Kopie am Grundsatz der Datenminimierung. Die geltenden Fassungen der Bundesgesetze finden Sie im Rechtsinformationssystem des Bundes.

In der Schweiz melden Beherbergungsbetriebe Gäste aus dem Ausland über den Hotelmeldeschein; die Ausgestaltung ist kantonal geregelt. Eine Kopiepflicht gibt es auch dort nicht, und das revidierte Datenschutzgesetz verlangt, dass eine Bearbeitung verhältnismäßig bleibt.

Das eigentliche Warnsignal: den Pass vorab per E-Mail

Viele Hotels und Ferienwohnungen bitten inzwischen darum, vor dem Check-in ein Passfoto per E-Mail oder Messenger zu schicken. Das ist die riskanteste Variante der Anfrage. E-Mail und Chat halten dieses Bild auf Servern, in Postausgängen und in Backups praktisch für immer fest — weit außerhalb der Rezeption.

Wenn Sie vorab etwas schicken müssen, schicken Sie nie die rohe Seite. Schicken Sie eine geschwärzte Kopie mit Wasserzeichen, vorbereitet auf Ihrem Handy — Anonymize my ID erledigt das offline in etwa einer Minute — und löschen Sie sie nach dem Check-in aus dem Verlauf, wenn es geht. Warum Messenger ein schlechter Ort für Dokumente sind, steht in Ausweis per WhatsApp oder E-Mail schicken.

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