Welche Ausweiskopie braucht die Bank wirklich?
Der Unterschied zwischen einem offiziellen Legitimationsverfahren und einer E-Mail nebenbei — und was Sie in welchem Fall schwärzen.
Kurze Antwort
- Offizielles Verfahren: vollständiges Dokument — hier ist Schwärzen der Fehler, nicht der Schutz.
- E-Mail oder Messenger nebenbei: erst über die Nummer auf Ihrer Karte rückfragen, bevor Sie irgendetwas schicken.
- Das Geburtsdatum wird beim Abgleich fast immer gebraucht — prüfen Sie, bevor Sie es verdecken.
- Die Bank muss die Kopie nach § 8 Abs. 4 GwG fünf Jahre aufbewahren und danach unverzüglich vernichten.
Beim Kontoeröffnen — und manchmal auch nur, um ein Konto offen zu halten — will eine Bank Ihre Identität prüfen. Anders als beim Hotel oder beim Vermieter gibt es dafür eine echte aufsichtsrechtliche Grundlage. Aber nicht jede Art zu fragen ist gleich sicher, und den Unterschied sollte man kennen.
Warum Banken fragen: das Geldwäschegesetz
Finanzinstitute müssen wissen, mit wem sie es zu tun haben — ein Bündel von Prüfungen, das meist KYC (know your customer) heißt und Teil der europäischen Geldwäschebekämpfung ist. In Deutschland steht es im Geldwäschegesetz.
Und hier wird es für dieses Thema ungewöhnlich: § 8 Abs. 2 GwG verlangt von den Verpflichteten, das zur Identifizierung vorgelegte Dokument vollständig zu kopieren oder vollständig digital zu erfassen. Vollständig heißt vollständig: beim Personalausweis Vorder- und Rückseite, beim Reisepass die Datenseite. Es ist die eine Konstellation in dieser Ratgeber-Reihe, in der eine geschwärzte Kopie nicht der vorsichtige, sondern der falsche Weg ist — die Prüfung würde daran scheitern.
Im Gegenzug ist auch die Aufbewahrung geregelt: Nach § 8 Abs. 4 GwG sind die Aufzeichnungen fünf Jahre aufzubewahren und danach unverzüglich zu vernichten. Wenn Ihnen jemand sagt, die Kopie liege „einfach im System“, ist das keine korrekte Beschreibung der Rechtslage.
Der Kanal zählt hier mehr als sonst
Die rechtmäßige Identifizierung läuft über die eigene App oder das sichere Upload-Portal der Bank, über PostIdent oder VideoIdent — Verfahren, die genau dafür gebaut sind. Das ist etwas anderes als die Bitte, ein Foto per E-Mail oder Messenger zu schicken. Wenn jemand, der sich als Ihre Bank ausgibt, außerhalb des offiziellen Kanals eine Kopie will, prüfen Sie die Anfrage unabhängig — rufen Sie die Nummer auf Ihrer Karte oder der offiziellen Website an —, bevor Sie irgendetwas senden.
Offizielles Verfahren gegenüber Anfrage nebenbei
| App oder Portal der Bank | E-Mail, Messenger oder Anfrage nebenbei | |
|---|---|---|
| Ist das zu erwarten? | Ja — die Prüfung ist darauf gebaut | Selten; erst unabhängig rückfragen |
| Vollständiges Dokument schicken? | In der Regel ja — Schwärzen lässt die Prüfung scheitern | Nein — geschwärzte Kopie mit Wasserzeichen |
| Geburtsdatum | Für den Abgleich erforderlich | Oft ebenfalls; vor dem Verdecken klären |
| Nummer und MRZ | Erforderlich | Verdecken, sofern die konkrete Prüfung sie nicht braucht |
| Wasserzeichen | Nicht anwendbar | Immer, mit Anfrage und Datum |
Wenn Sie außerhalb dieses Systems eine Kopie schicken
Manchmal wird eine Kopie für einen konkreten, begrenzten Zweck per E-Mail oder persönlich verlangt — von einer Finanzierungsvermittlung, in einem Teilschritt, den ein Mensch statt der App bearbeitet. Dann gelten die üblichen Regeln:
- Die Dokumentennummer und die maschinenlesbare Zone lassen sich meist verdecken, sofern die konkrete Prüfung sie nicht braucht.
- Ihre Unterschrift lässt sich meist verdecken, sofern sie nicht mit einer hinterlegten verglichen wird.
- Ihr Geburtsdatum wird für den Namens- und Geburtsdatumsabgleich häufig gebraucht — klären Sie das, statt anzunehmen, es sei gefahrlos verdeckbar.
- Ein Wasserzeichen mit Anfrage und Datum gehört in jedem Fall darauf.
Machen Sie es auf dem Handy, wenn eine geschwärzte Kopie angebracht ist
Für die Fälle, in denen eine geschwärzte Kopie das Richtige ist, erstellt Anonymize my ID sie vollständig auf dem Gerät — welche Felder Sie verdecken, steht in Ausweis oder Reisepass schwärzen. Und wenn Sie unsicher sind, was ein bestimmtes Verfahren verlangt, fragen Sie die Bank direkt, statt zu raten: zu wenig zu schicken kostet genauso viel Zeit wie zu viel.
Häufige Fragen
Warum braucht eine Bank eine Kopie meines Ausweises?
Weil das Geldwäschegesetz es verlangt. § 8 Abs. 2 GwG verpflichtet Verpflichtete — Banken, Versicherungen, Notare, Immobilienmakler — dazu, das zur Identifizierung vorgelegte Dokument vollständig zu kopieren oder vollständig digital zu erfassen. Das ist eine der wenigen Ausweisanfragen mit harter gesetzlicher Grundlage.
Ist es sicher, den Ausweis über die App oder das Portal der Bank hochzuladen?
Für genau diesen Zweck ist das der sicherste Kanal — er ist dafür gebaut, in der Regel verschlüsselt und das, was die gesetzliche Prüfung erwartet. Das ist etwas anderes, als um eine Kopie per E-Mail oder Messenger gebeten zu werden.
Ein Bankmitarbeiter bittet mich, den Ausweis per E-Mail zu schicken — ist das normal?
Seien Sie vorsichtig. Die gesetzliche Identifizierung läuft fast immer über das eigene sichere Verfahren der Bank, nicht über einen persönlichen E-Mail-Austausch. Ist E-Mail wirklich der einzige angebotene Weg, bestätigen Sie die Anfrage zuerst über die Nummer auf Ihrer Karte und schicken Sie dann eine geschwärzte Kopie mit Wasserzeichen.
Wie lange darf die Bank die Kopie aufbewahren?
Nach § 8 Abs. 4 GwG sind die Aufzeichnungen fünf Jahre aufzubewahren und danach unverzüglich zu vernichten. Die Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Geschäftsbeziehung endete oder die Transaktion durchgeführt wurde.
Was gilt in Österreich und der Schweiz?
Im Kern dasselbe. Österreich setzt die EU-Geldwäscherichtlinie im Finanzmarkt-Geldwäschegesetz um, die Schweiz im Geldwäschereigesetz mit den zugehörigen Sorgfaltspflichten. In allen drei Ländern gilt: Im geldwäscherechtlichen Verfahren gehört das vollständige Dokument dazu.