La empresa te pide una copia del DNI: qué necesita
El alta necesita datos de identificación; una imagen completa es otra petición.
Respuesta corta
- Facilita los datos del alta. El número de documento no se puede ocultar en un formulario que lo exige.
- Pide la finalidad de la imagen. Un número necesario para la nómina no justifica automáticamente almacenar todo el DNI.
- Usa el canal de RR. HH. verificado y evita mandar la foto a un WhatsApp personal.
Cuando una empresa pide «una copia del DNI para el contrato», separa los datos que necesita para contratarte de la imagen que quiere guardar. Son tratamientos distintos y conviene conocer la finalidad de cada uno.
Datos para el alta en la Seguridad Social
La Tesorería General de la Seguridad Social muestra en su procedimiento de alta campos como número de la Seguridad Social, tipo de documento identificativo y número de DNI, NIE o pasaporte. Por tanto, el número no es un dato que puedas ocultar a la empresa en el trámite de alta.
Ese listado de campos no significa automáticamente que RR. HH. deba conservar una foto de las dos caras del DNI. La AEPD explica que pedir y copiar sistemáticamente un documento puede resultar excesivo: hay que examinar la base jurídica y la proporcionalidad en cada caso.
Qué preguntar a RR. HH.
- «¿Qué trámite concreto requiere una imagen y no solo mis datos?»
- «¿Qué campos deben verse para ese trámite?»
- «¿Puedo mostrar el original sin dejar una copia?»
- «¿Por qué canal seguro la envío y cuánto tiempo se conservará?»
Si existe una comprobación legal que exige ver el documento completo, preséntalo por el proceso oficial. Si se trata de una copia adicional «para el expediente», pide que se justifique la necesidad y prepara una versión limitada al fin indicado. La AEPD recomienda ocultar datos no necesarios y evitar el correo electrónico para el envío de copias del DNI.
Una copia aceptada para un fin limitado puede llevar una marca de agua para esa empresa. Consulta qué campos tapar y cuándo una empresa puede conservar la copia.
Preguntas frecuentes
¿Necesita la empresa una copia del DNI para darme de alta?
Necesita los datos de identificación que exige el trámite, como el tipo y número de documento. Eso no demuestra por sí solo que deba conservar una imagen completa. Pregunta qué procedimiento hace necesaria la copia.
¿Puedo censurar el DNI que envío a recursos humanos?
Depende del fin. Mantén visibles los campos requeridos por el trámite concreto. Si solo necesitan comprobar identidad, pregunta si basta mostrar el original o una copia con campos no necesarios cubiertos. No alteres la imagen dentro de un proceso que exige el documento íntegro.
¿Qué puede pedir RR. HH. del DNI para el contrato?
La empresa necesita identificarte y tramitar las obligaciones laborales y de Seguridad Social. Pide que distinga entre los datos necesarios para el alta, una comprobación del original y el almacenamiento de una copia.
¿Puedo enviar el DNI por WhatsApp?
Pide un medio seguro de la empresa. La AEPD recomienda evitar el correo electrónico cuando se facilita una copia del DNI por medios electrónicos y exigir un canal con medidas de seguridad adecuadas.