La empresa te pide el DNI: qué no puedes censurar
El alta en la Seguridad Social necesita tu número. La copia "para el expediente", no.
Respuesta corta
- No censures para el trámite obligatorio. El alta necesita tu número de documento, que además ya está en tu contrato.
- Tu número de documento es un dato de nómina, no un secreto que ocultarle a tu empresa — el campo que hay que proteger es la imagen del documento.
- La segunda, tercera y cuarta petición son las que hay que censurar — el reenvío para un control de antecedentes, la subida a un portal, la copia “para el expediente”.
Llega la oferta y con ella el correo de incorporación: “Adjunta una copia del DNI o el pasaporte para nuestros archivos.” Lo útil es darse cuenta de que casi nunca es una petición. Es un trámite obligatorio mezclado con un puñado de costumbres administrativas, y esas dos mitades merecen respuestas opuestas.
La mitad que no puedes censurar
Donde la empresa realiza un trámite legal de identidad o de alta, necesita el documento tal cual. En España tu DNI o NIE es la clave sobre la que se construyen el alta en la Seguridad Social, el contrato y la nómina; ya figura en tu contrato. Ocultárselo a tu propia empresa no es una victoria de privacidad, es un problema de nómina.
La misma lógica se aplica en otros países a las comprobaciones obligatorias de derecho al trabajo, donde la norma suele exigir conservar una copia de exactamente lo que se vio. Una copia censurada no la cumple.
Así que para el trámite obligatorio: envía el documento entero, por el sistema que use el proceso de la empresa. Es uno de los casos recogidos en cuándo censurar el DNI no sirve de nada.
La mitad que sí deberías censurar
Todo lo demás. Y en la mayoría de las incorporaciones hay bastante “todo lo demás”:
- Un escaneo pedido “para tu expediente” sin base declarada.
- Un portal de incorporación que pide subir el documento aunque el trámite no lo necesitara.
- Un responsable que te pide una foto por WhatsApp porque el portal daba problemas.
- Una empresa de verificación de antecedentes, o un RR. HH. nuevo, que lo pide otra vez meses después.
- Una copia para el directorio, la tarjeta de acceso o el control de entrada.
Ninguna de esas es el trámite obligatorio, y en todas ellas encaja una copia censurada y con marca de agua que muestre tu nombre y tu foto. Tapa la zona de lectura mecánica y tu firma, y márcala con “Para la incorporación en [empresa] — [fecha]” para que no sirva en ningún otro sitio.
| La petición | ¿Censurar? | Por qué |
|---|---|---|
| Alta en la Seguridad Social | No | Se tramita con tu número de documento |
| Comprobación legal de derecho al trabajo | No | La copia debe mostrar lo que se vio |
| “Una copia para tu expediente” | Sí | Sin base declarada; aplica la minimización |
| Subida a un portal de incorporación | Sí | Salvo que sea el trámite obligatorio |
| Foto por WhatsApp a un responsable | Sí | Canal equivocado para un documento entero |
| Control de antecedentes, meses después | Sí | Copia nueva, marcada para esa petición |
Una sola pregunta lo ordena todo
“¿Esto es para el alta, o para el expediente?” Es una pregunta normal, RR. HH. la responde en una frase, y la respuesta te dice en cuál de las dos mitades estás.
Hazlo en el móvil
Para las peticiones de la segunda mitad: fotografía el documento, tapa los campos de arriba, añade una marca de agua y envía eso en lugar del original — todo en el dispositivo, sin subir nada. Es lo que hace Anonymize my ID. Sobre qué campos tapar exactamente, mira cómo censurar un pasaporte o DNI; sobre cuánto tiempo puede conservarse lo que sí se queda, ¿puede una empresa guardar una copia de tu DNI?.
Preguntas frecuentes
¿Puedo enviar el DNI censurado a mi nueva empresa?
Para el alta en la Seguridad Social, no: ese trámite se hace con tu número de DNI o NIE y no funciona sin él. Para todo lo demás, sí. Merece la pena preguntar cuál de las dos cosas es cada petición.
Entonces, ¿qué puedo censurar de cara a una empresa?
Todo lo que quede fuera del trámite obligatorio: un escaneo "para tu expediente", un portal de incorporación que pide subir el documento sin necesitarlo legalmente, un responsable que te pide una foto por WhatsApp, o una empresa de verificación de antecedentes meses después. En todos esos casos una copia censurada y con marca de agua es lo adecuado.
¿Necesita mi empresa mi número de documento?
Normalmente sí, y conviene decirlo claro: en España tu DNI o NIE es la clave del alta en la Seguridad Social y de tus nóminas. Tratarlo como un campo que ocultar a tu propia empresa es el instinto equivocado; lo que hay que cuidar es la imagen del documento, no un número que tu contrato ya lleva.
RR. HH. me lo ha pedido otra vez meses después para un control de antecedentes. ¿La misma copia?
Envía una copia nueva, censurada y con marca de agua que nombre esa petición y su fecha, en lugar de reenviar el adjunto original. Una foto sin protección en un hilo de correo antiguo es un riesgo, saliera bien el trabajo o no.
¿Puede la empresa guardar la copia para siempre?
Solo mientras dure la base legal. Una copia tomada "para el expediente" sin base es justo a lo que apunta el principio de minimización del RGPD. Está desarrollado en la guía sobre si una empresa puede guardar una copia de tu DNI.